Microsoft Office to'plamida ma'lumotlar bazasini yaratish va ular bilan ishlash uchun maxsus dastur mavjud - Access. Biroq, ko'plab foydalanuvchilar ushbu maqsadlar uchun ko'proq tanish dasturni - Excel-dan foydalanishni afzal ko'rishadi. Shuni ta'kidlash kerakki, ushbu dasturda to'liq ma'lumotlar bazasini (MB) yaratish uchun barcha vositalar mavjud. Buni qanday qilishni bilib olaylik.
Yaratish jarayoni
Excel ma'lumotlar bazasi - bu varaqning ustunlari va satrlari bo'ylab tarqatilgan ma'lumotlarning tuzilgan to'plami.
Maxsus terminologiyaga ko'ra ma'lumotlar bazasi satrlari nomlangan "yozuvlar". Har bir yozuvda alohida ob'ekt haqida ma'lumotlar mavjud.
Ustunlar chaqiriladi "maydonlar". Har bir maydondagi barcha yozuvlar uchun alohida parametr mavjud.
Ya'ni, Excel-dagi har qanday ma'lumotlar bazasining doirasi oddiy jadvaldir.
Jadval yaratish
Shunday qilib, birinchi navbatda, jadval yaratishimiz kerak.
- Ma'lumotlar bazasining maydonchalari (ustunlari) sarlavhalarini kiritamiz.
- Ma'lumotlar bazasining yozuvlari (satrlari) nomini to'ldiring.
- Ma'lumotlar bazasini to'ldirishda davom etamiz.
- Ma'lumotlar bazasi to'ldirilgandan so'ng, biz o'zimizdagi ma'lumotlarni (shrift, chegaralar, to'ldirish, tanlash, katakka nisbatan matn joylashuvi va boshqalar) formatlaymiz.
Bu ma'lumotlar bazasi doirasini yaratishni yakunlaydi.
Dars: Excel-da jadvalni qanday qilish kerak
Ma'lumotlar bazasi atributlarini tayinlash
Jadvalni nafaqat hujayralar qatori sifatida, balki ma'lumotlar bazasi sifatida ham ko'rish uchun Excelga tegishli atributlar tayinlanishi kerak.
- Yorliqqa o'ting "Ma'lumotlar".
- Jadvalning barcha oralig'ini tanlang. O'ng tugmachani bosing. Kontekst menyusida tugmachani bosing "Ism bering ...".
- Grafikada "Ism" ma'lumotlar bazasini nomlamoqchi bo'lgan nomni ko'rsating. Asosiy shart - bu ism harf bilan boshlanishi va bo'sh joy bo'lmasligi kerak. Grafikada "Qator" jadval maydonining manzilini o'zgartirishingiz mumkin, lekin agar siz uni to'g'ri tanlasangiz, unda bu erda biror narsani o'zgartirishingiz shart emas. Ixtiyoriy ravishda alohida maydonda eslatmani belgilashingiz mumkin, ammo bu parametr ixtiyoriydir. Barcha o'zgarishlar amalga oshirilgandan so'ng, tugmachani bosing "OK".
- Tugmani bosing Saqlash oynaning yuqori qismida yoki klaviatura yorlig'ini kiriting Ctrl + S, ma'lumotlar bazasini kompyuterga ulangan qattiq diskda yoki olinadigan vositada saqlash uchun.
Aytishimiz mumkinki, shundan keyin bizda allaqachon tayyor ma'lumotlar bazasi mavjud. Siz hozir u taqdim etilgan holatda shtatda ishlashingiz mumkin, ammo ko'p imkoniyatlar qisqartiriladi. Quyida biz ma'lumotlar bazasini yanada funktsional holga keltirishni muhokama qilamiz.
Saralash va filtrlash
Ma'lumotlar bazalari bilan ishlash, birinchi navbatda, yozuvlarni tashkil qilish, tanlash va saralash imkoniyatini ta'minlaydi. Ushbu funktsiyalarni ma'lumotlar bazamizga ulang.
- Biz uyushtirmoqchi bo'lgan maydon ma'lumotlarini tanlaymiz. Yorliqdagi lentada joylashgan "Saralash" tugmasini bosing "Ma'lumotlar" asboblar qutisida Saralash va filtrlash.
Saralash deyarli har qanday parametr bo'yicha amalga oshiriladi:
- alifbo nomi;
- Sana
- raqam va boshqalar.
- Ko'rsatilgan keyingi oynada savol faqat saralangan maydonni saralash uchun ishlatiladimi yoki avtomatik ravishda kengaytiriladimi degan savol bo'ladi. Avtomatik kengaytirishni tanlang va tugmani bosing "Saralash ...".
- Saralash parametrlari oynasi ochiladi. Dalada Saralash u o'tkaziladigan maydon nomini belgilang.
- Dalada "Saralash" u qanday amalga oshirilishini aniq ko'rsatib beradi. MB uchun parametrni tanlash yaxshidir "Qadriyatlar".
- Dalada "Buyurtma" saralash qanday tartibda amalga oshirilishini ko'rsating. Turli xil ma'lumotlar uchun ushbu oynada turli xil qiymatlar ko'rsatiladi. Masalan, matnli ma'lumotlar uchun - bu qiymat bo'ladi "A dan Z gacha" yoki "Z dan Agacha"va son uchun - "O'sish bo'yicha" yoki "Kamayish".
- Bu qiymat atrofida ekanligiga ishonch hosil qilish juda muhimdir "Mening ma'lumotlarim sarlavhalarni o'z ichiga oladi" tasdiq belgisi bor edi. Agar yo'q bo'lsa, unda uni qo'yish kerak.
Barcha kerakli parametrlarni kiritgandan so'ng, tugmachani bosing "OK".
Shundan so'ng, ma'lumotlar bazasidagi ma'lumotlar belgilangan sozlamalar bo'yicha tartiblanadi. Bunday holda, biz korxona ishchilarining ismlari bo'yicha tartibladik.
- Excel ma'lumotlar bazasida ishlashda eng qulay vositalardan biri bu avtofiltr. Sozlamalar blokida biz ma'lumotlar bazasining barcha diapazonini tanlaymiz Saralash va filtrlash tugmachani bosing "Filtr".
- Ko'rinib turibdiki, shundan keyin maydon nomlari bilan kataklarda piktogramlar teskari uchburchak shaklida paydo bo'ldi. Biz qiymatini filtrlaydigan bo'lgan ustunning belgisini bosamiz. Ochilgan oynada biz yozuvlarni yashirishni istagan qiymatlarni olib tashlang. Tanlov amalga oshirilgandan so'ng, tugmachani bosing "OK".
Ko'rinib turibdiki, shundan so'ng biz belgilagan qiymatlarni o'z ichiga olgan qatorlar jadvaldan yashirilgan.
- Ekrandagi barcha ma'lumotlarni qaytarish uchun biz filtrlangan ustunning belgisini bosamiz va ochilgan oynada barcha elementlarga qarama qarshi katakchalarni belgilang. Keyin tugmachani bosing "OK".
- Filtrni to'liq olib tashlash uchun tugmachani bosing "Filtr" lentada.
Dars: Excel-da ma'lumotlarni saralash va filtrlash
Izlash
Agar katta ma'lumotlar bazasi bo'lsa, uni maxsus vositadan qidirish qulay.
- Buning uchun yorliqqa o'ting "Uy" va asboblar qutisidagi lentada "Tahrirlash" tugmachani bosing Toping va ta'kidlang.
- Kerakli qiymatni ko'rsatmoqchi bo'lgan oyna ochiladi. Shundan so'ng, tugmachani bosing "Keyingisini toping" yoki Barchasini toping.
- Birinchi holda, belgilangan qiymat mavjud bo'lgan birinchi katak faollashadi.
Ikkinchi holda, ushbu qiymatni o'z ichiga olgan barcha hujayralar ro'yxati ochiladi.
Dars: Excel-da qanday qidirish kerak
Hududlarni muzlatib qo'ying
Ma'lumotlar bazasini yaratishda yozuvlar va maydonlar nomlari bilan katakchalarni o'rnatish qulay. Katta ma'lumotlar bazasi bilan ishlashda - bu shunchaki zaruriy shart. Aks holda, qaysi satr yoki ustun ma'lum bir qiymatga mos kelishini ko'rish uchun varaqni aylanib chiqishga vaqt ajratishingiz kerak.
- Siz o'rnatmoqchi bo'lgan yuqori va chap qismdagi katakchani tanlang. U darhol sarlavha ostida va yozuvlar nomlarining o'ng tomonida joylashgan bo'ladi.
- Yorliqda bo'lish "Ko'rish" tugmachani bosing "Bloklash joylari"asboblar guruhida joylashgan "Oyna". Ochiladigan ro'yxatda qiymatni tanlang "Bloklash joylari".
Endi maydonlar va yozuvlarning nomlari, ma'lumotlar varaqasini qanchalik aylantirmasligingizdan qat'iy nazar har doim sizning ko'zingiz oldida bo'ladi.
Dars: Qanday qilib Excel-da maydonni qo'shish
Pastga ochish ro'yxati
Jadvalning ba'zi maydonlarida foydalanuvchilar yangi yozuvlarni qo'shishda faqat ma'lum parametrlarni aniqlay oladigan ochiladigan ro'yxatni tashkil qilish maqbul bo'ladi. Bu, masalan, maydon uchun tegishli "Pol". Darhaqiqat, ikkita variant mavjud: erkak va ayol.
- Qo'shimcha ro'yxat yarating. Uni boshqa varaqqa joylashtirish eng qulay bo'ladi. Unda biz ochiladigan ro'yxatda paydo bo'ladigan qiymatlar ro'yxatini ko'rsatamiz.
- Ushbu ro'yxatni tanlang va sichqonchaning o'ng tugmasi bilan ustiga bosing. Ko'rsatilgan menyuda tanlang "Ism bering ...".
- Bizga allaqachon tanish bo'lgan oyna ochiladi. Tegishli maydonchada, yuqorida aytib o'tilgan shartlarga muvofiq, biz o'z diapazonimizga nom beramiz.
- Biz ma'lumotlar bazasi bilan varaqqa qaytamiz. Ochiladigan ro'yxat qo'llaniladigan oraliqni tanlang. Yorliqqa o'ting "Ma'lumotlar". Tugmani bosing Ma'lumotni tekshirishasboblar qutisidagi lentada joylashgan "Ma'lumotlar bilan ishlash".
- Ko'rinadigan qiymatlarni tekshirish oynasi ochiladi. Dalada "Ma'lumotlar turi" o'zgartirgichni holatiga qo'ying Ro‘yxat. Dalada "Manba" belgini qo'ying "=" va darhol undan keyin, bo'sh joysiz, biz unga biroz yuqoriroq bergan ochiladigan ro'yxatning nomini yozing. Shundan so'ng, tugmachani bosing "OK".
Endi, siz cheklov o'rnatilgan hududda ma'lumotlarni kiritishga harakat qilganingizda, aniq belgilangan qiymatlarni tanlashingiz mumkin bo'lgan ro'yxat paydo bo'ladi.
Agar siz ushbu kataklarda o'zboshimchalik bilan yozishga harakat qilsangiz, xato xabari paydo bo'ladi. Siz orqaga qaytib, to'g'ri yozuv kiritishingiz kerak.
Dars: Excel-da ochiladigan ro'yxatni qanday qilish kerak
Albatta, Excel ma'lumotlar bazalarini yaratish uchun ixtisoslashgan dasturlardan kam emas. Biroq, u ko'p holatlarda ma'lumotlar bazasini yaratmoqchi bo'lgan foydalanuvchilarning ehtiyojlarini qondiradigan vositalarga ega. Maxsus dasturlarga qaraganda Excel funktsiyalari oddiy foydalanuvchilarga juda yaxshi ma'lum bo'lishini hisobga olsak, bu borada Microsoft-ning rivojlanishi bir qator afzalliklarga ega.
